<body><script type="text/javascript"> function setAttributeOnload(object, attribute, val) { if(window.addEventListener) { window.addEventListener('load', function(){ object[attribute] = val; }, false); } else { window.attachEvent('onload', function(){ object[attribute] = val; }); } } </script> <div id="navbar-iframe-container"></div> <script type="text/javascript" src="https://apis.google.com/js/plusone.js"></script> <script type="text/javascript"> gapi.load("gapi.iframes:gapi.iframes.style.bubble", function() { if (gapi.iframes && gapi.iframes.getContext) { gapi.iframes.getContext().openChild({ url: 'https://www.blogger.com/navbar.g?targetBlogID\x3d17524621\x26blogName\x3dBANGUN+LALU+BERLARI\x26publishMode\x3dPUBLISH_MODE_BLOGSPOT\x26navbarType\x3dBLACK\x26layoutType\x3dCLASSIC\x26searchRoot\x3dhttp://zulian.blogspot.com/search\x26blogLocale\x3den_US\x26v\x3d2\x26homepageUrl\x3dhttp://zulian.blogspot.com/\x26vt\x3d815098922054974735', where: document.getElementById("navbar-iframe-container"), id: "navbar-iframe" }); } }); </script>

Wednesday, June 15, 2016

Memotret Dieng

Selain di puncak Jayawijaya Papua yang berselimut salju, di Jawa pun ternyata ada fenomena air yang membeku menjadi butiran es. Dataran tinggi Dieng (Dieng Plateau) tempatnya. Setiap musim kemarau di sekitar bulan Juli—Agustus suhu di dataran tinggi tersebut turun drastis sampai sekitar nol derajat celcius pada sore dan malam hari, sehingga embun akan berubah menjadi butiran es. Bagi masyarakat di kawasan dataran tinggi Dieng fenomena ini biasa disebut dengan bun upas.

Fenomena bun upas sangat menarik perhatian orang-orang untuk datang dan merasakan sendiri butiran es yang terhampar luas. Meski dingin menusuk tulang tetapi pengalaman merasakan berjalan di hamparan butiran es menjadi daya tarik tersendiri, apalagi di negara bersuhu tropis ini. Dan untuk mendokumentasikan pengalaman tersebut kamera menjadi barang yang wajib dibawa.

Dieng merupakan dataran tinggi di Jawa. Tingginya sekitar 2000 meter di atas permukaan laut. Suhu rata-rata berkisar antara 12—20 C di siang hari dan 6—10 C pada malam hari. Dieng adalah kawasan vulkanik aktif di Jawa Tengah yang masuk dalam wilayah Kabupaten Banjarnegara dan Kabupaten Wonosobo, berada di sebelah Barat jajaran Gunung Sindoro dan Gunung Sumbing (sumber: www.wikipedia.org).

Pengalaman saya mengikuti kegiatan outcamp “Let’s Explore Dieng” kelas 5 siswa Sekolah Alam Cikeas (SAC) menjadi satu pembelajaran yang sangat berkesan. Meski tak sempat mengalami fenomena bun upas, tetapi suhu yang dingin dan panorama alam pegunungan Dieng yang selalu berkabut membuat saya tertantang untuk menyalurkan hobi memotret saya. Jauh hari sebelum keberangkatan saya mencoba untuk telusur internet perihal fotografi di cuaca dingin dan hasilnya banyak sekali artikel yang bisa dipakai sebagai panduan dalam memotret.  

Di bulan Mei suhu pada malam hari berkisar antara 8—11 C dan siang hari berkisar di 18—22 C, tetapi perlakuan terhadap kamera dan trik memotret pada suhu dan cuaca yang cepat sekali berubah tetap harus menjadi prioritas perhatian.

Karena keterbatasan perlengkapan fotografi, saya hanya membawa 1 kamera DSLR + 1 batere cadangan. Tas kamera yang di dalamnya sudah saya persiapkan plastik perekat kedap udara (seal plastic) dan 1 saset teh celup (pengganti silica gel), lalu kain lembut, sarung tangan, dan kamera HP (kamera yang simpel sebagai cadangan).

Pagi hari kabut masih tebal menyelimuti pegunungan Dieng. Saat terbaik untuk mengarahkan kamera ke area pegunungan dan kawasan pertanian kentang. Nuansa mistis akan  tercipta dimana gunung seperti mengambang (melayang) layaknya negeri di atas awan. Siang hari terik pun kita masih bisa memotret. Langit biru yang cerah dapat menjadi latar yang mempesona bagi kawasan Kawah Sikidang yang tandus dan panas atau kawasan Candi Arjuna yang menggambarkan kemegahan peradaban masyarakat Hindu masa lampau. 

Dieng memang menebarkan sejuta spot menarik untuk diabadikan. Spot yang menjadi fenomenal dan ramai dikunjungi adalah melihat matahari terbit. Untuk mendapatkan momen terbaik melihat matahari terbit kita sudah harus berada di desa Sembungan yang merupakan desa tertinggi di Jawa pada dini hari menjelang subuh (sekitar jam 3). Lalu mendaki perbukitan Sikunir menuju puncaknya selama kurang lebih 1 jam dan tepat sekitar pukul 5 pagi akan muncul lembayung kuning emas, awal matahari akan terbit. Memotret di puncak perbukitan yang dingin dan melihat proses matahari terbit menjadi daya tarik banyak wisatawan. 

Selepas itu semua, kinerja kamera di cuaca dingin menjadi sangat vital dalam mengabadikan setiap momen. Perhatian ekstra ketat terhadap batere dan body kamera, juga perlakuan kepada kamera pasca memotret dan media penyimpanan menjadi prioritas perhatian berikutnya. Cuaca dingin akan membuat daya batere cepat sekali berkurang, karenanya saya telah siapkan batere cadangan.

Kamera selalu saya simpan di dalam tas kamera, tidak digantung di leher. Hal ini untuk mengisolasi kamera dari udara dingin dan menghindari embun yang dapat mengenai body kamera yang akan menyebabkan korosi. Bila tidak digunakan untuk memotret kamera saya masukkan ke dalam plastik kedap udara yang di dalamnya sudah saya letakkan 1 saset teh celup. Teh celup dapat menggantikan silica gel, berfungsi menarik udara lembab yang ada di dalam plastik.

Menjaga kamera agar tetap kering saya gunakan kain lembut untuk membalut kamera. Cuaca dingin yang ekstrem dapat menyebabkan pembekuan di dalam kamera sehingga menimbulkan gangguan pada bagian yang terbuka lainnya. Menyimpan kamera ke dalam tas kamera juga merupakan tindakan kondensasi (penyesuaian suhu).

Dieng masih menyimpan banyak spot menarik yang belum terekspos. Menjaga alam, merawat budaya lokal menjadi tugas kita semua sebagai bentuk publisitas Dieng sebagai kawasan wisata sekaligus situs budaya.     







Friday, May 13, 2016

PENGELOLAAN ARSIP VITAL (SMT.5.1)

PENGELOLAAN ARSIP VITAL
(BAHAN INISIASI SEMESTER 5.1)

PENGERTIAN DAN PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
         Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi di mata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi.
         Arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
         Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
         Contoh dari arsip vital ini antara lain: akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.
         Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar.

PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
         Arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
         Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/ binatang, pengerat/ asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya dan salah penempatan.

BEBERAPA ALASAN PENGAMANAN DAN PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
         Alasan Ekonomis. Hal ini menyangkut biaya pemeliharaan, peralatan penggunaan ruang penyimpanan
         Alasan Hukum. Setiap organisasi memerlukan status hukum, baik yang berkaitan dengan keberadaan, eksistensi maupun berhubungan dengan organisasi yang lain.
         Alasan Politis. Informasi dalam arsip sering kali bersifat rahasia organisasi.

Pengelompokan Arsip (Klasifikasi Arsip) Menurut Kepentingan Organisasi

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
·         Sebelum melakukan  klasifikasi arsip vital , maka langkah awal adalah melakukan identifikasi sehingga suatu organisasi atau lembaga akan memperoleh arsip-arsip yang dikatagorikan arsip vital.
·         Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1.      Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi. Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2.      Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
a.      Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tercermin dalam sturktur organisasi dengan satuan kerjanya.
b.      Fungsi fasilitatif. Untuk memperlancar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif.
3.      Kebijakan dan Strategi Organisasi. Setiap organisasi dipastikan memiliki kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi organisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.

KLASIFIKASI ARSIP
·         Pengklasifikaian arsip merupakan cara pengelompokan arsip  berdasarkan  kepentingan bagi organisasi dalam rangka menetapkan  arsip vitalDalam hal ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):

A.    Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu.
Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti. Contoh: SK beridirinya perusahaan/organiasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham, hak cipta dan paten, dll.
B.     Arsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas Dua.
Arsip penting dinamis yang diperlukan   untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi
C.    Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.
Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak  terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini manfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.
D.    Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.
Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah     diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan. Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih

Konsep Dasar  Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management)

·         Emergency/keadaan darurat adalah suatu kejadian yang mengakibatkan kerugian organisasi yang terjadi dengan tidak terduga, dimana pegawai diharapkan dapat melakukan tindakan penyelamatann aset organisasi dan menjaga agar organisasi dapat tetap berjalan.
·         Emergency management merupakan pendekatan yang terencana  untuk mencegah bencana, persiapan, serta tindakan dalam menghadapi keadaan darurat, serta pemulihan setelah terjadi bencana.

Tahap Kegiatan dalam Emergency Management
a.      Pencegahan (prevention) mencegah kerusakan arsip dan informasi akibat bencana
b.      Persiapan (preparedness) meliputi kegiatan yang mengarahkan tindakan jika terjadi bencana.
c.       Tindakan (response)  kegiatan menghadapi suatu keadaan darurat,dan ada inisiatif dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi
d.     Pemulihan (recovery) mengumpulkan dan  memperbaiki semua sumber/aset setelah terjadi bencana

  Keuntungan dari Emergency Management Planning
  1. Memulai kembali kegiatan secara cepat
  2. Memperbaiki tingkat keselamatan
  3. Melindungi aset vital organisasi
  4. Mengurangi biaya asuransi
  5. Memperbaiki tingkat keamanan
  6. Mematuhi peraturan
  7. Mengurangi kesalahan karena panik

Tujuan Utama Emergency Management Plan
1.      Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital suatu organisasi
2.      Mengurangi resiko akibat bencana akibat kesalahan manusia.
3.      Menjamin organisasi mampu melanjutkan kegiatan secara efektif setelah terjadi bencana.
4.      Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara merekonstruksi arsip yang tersisa.

Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya ArsiP
1.      Penyebab Kerusakan Arsip
  1. Faktor Fisika: cahaya, debu, suhu dan kelembaban
  2. Faktor  Biota: serangga, hewan pengerat, kutu buku, kumbang, ngengat dan jamur
  3. Faktor Kimia: kertas, tinta dan zat asam
  4. Faktor Bencana Alam: banjir, kebakaran, tsunami dll
  5. Faktor Manusia: kelalaian, ketidak tahuan, kesengajaan
  6. Jamur.
·         Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
·         Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. ,merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.
·         Jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

2.      Kerusakan Fisik
·         Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
·         Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya.  Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar.
·         Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
·         Program arsip vital adalah sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip disaat emergensi .

Tujuan  Program Arsip Vital
         Menetapkan /mementukan jenis-jenis arsip vital
         Menentukan siapa yang bertg jawab dlm pengelolaan arsip vital
         Menganalisa dan mengklasifikasi arsip yang katagori vital
         Merancang metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
         Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
         Mengembangkan SOP terhadap pengelolaan arsip vital
         Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital.

Beberapa hal yang diperlukan dalam rancangan program arsip vital
  1.  Dukungan dan persetujuan top manajemen
  2. Penunjukan Personal
  3. Penentuan jenis arsip vital
  4. Penentuan  Lokasi Penyimpanan
  5. Penentuan Metode Penyimpanan

RETENSI ARSIP VITAL
·         Jadwal Retensi Arsip Vital adalah program yang memuat jadwal dan prosedur penyimpanan arsip vital milik suatu organisasi /perusahaan/ perorangan.
·         Tujuan Retensi Arsip: memenuhi keperluan perusahaan dan persyaratan perundang-undangan.
·         Dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu:
1.      Subyek utama
2.      Serie berkas
3.      Jangka simpan
4.      Penetapan musnah atau permanent.

·         Jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan:
1.      Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi.
2.      Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan
3.      Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanent.

Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
·         Proteksi arsip vital adalah tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak pada rusak  dan musnahnya arsip.

·         Faktor yang berperan mempengaruhi pemilihan metode proteksi arsip vital:
1.      Kebutuhan akses: harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
2.      Lamanya masa simpan: perbedaan masa simpan arsip akan berpengaruh pada pemilihan metode proteksi.
3.      Kualitas Fisik Arsip: arsip yang sering digunakan agar tidak rusak,  maka perlu dipikirkan untuk dialihmediakan atau dibuatkan copynya.

Beberapa Cara Proteksi Arsip Vital
1.      Duplikasi: membuat salinan arsip asli untuk mencegah hilangnya arsip asli .
2.      Pemencaran (dispersal): dilakukan untuk antisipasi terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vital.

Sasaran dalam Pencegahan dan Pemulihan Arsip
·         Adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan arsip
·         Adanya koordinasi dalam melakukan pemulihan arsip pasca bencana
·         Meminimalkan adanya gangguan terhadap bencana terhadap kegiatan rutin
·         Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya kerusakan yang lebih luas
·         Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang cepat
·         Mencegah kerusakan terhadap harta dan aset organisasi
·         Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadinya bencana
·         Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
·         Vacuum Freeze Drying: roses yang dilalui bahan-bahan arsip kertas untuk dikeringkan dalam ruang bersuhu tinggi
·         Vacuum Drying: sarana untuk memproses kertas-kertas basah  di ruangan kering
·         Freezing : kertas yang basah dimasukkan ke ruangan yang bersuhu di bawah titik beku
·         Air Drying: pengeringan udara dilakukan pada suhu 10-12 derajad celcius denga kelembaban 25-35%.

Proteksi Arsip Vital Non Kertas (Elektronik)
·         Media Rekam Arsip Elektronik: Media bentuk khusus, Media magnetik, Media optik
·         Metode Proteksi Arsip Elektronik: Metode rekaman data, Microforms sebagai sumber cadangan
·         Perlindungan file-file EDP: Reprografi arsip vital elektronik adalah penggandaan sebuah dokumen yang mencakup copying, duplicating, microcopying. Dalam arsip vital elektronik, reprografi yang sering digunakan adalah bentuk microcopying  dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk kertas dan di buat back-up untuk disimpan dalam betuk media lain selain kertas.

Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik
·         Pencurian dan pengkopian arsip elektronik biasanya tidak meninggalkan bekas. Untuk menghindari pencurian arsip, pengkopian arsip,  dan penghancuran arsip elektronik salah satu caranya adalah memberikan password untuk membuka arsip elektronik.
·         Manual Pengelolaan Arsip Vital  berfungsi sebagai petunjuk untuk melaksanakan pekerjaan  dalam mengelola arsip vital.
·         Informasi dalam Manual Arsip Vital:
-          Penanggung jawab program arsip vital
-          Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital
-          Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital
-          Metode peminjaman dan penemuan arsip vital
-          Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital
-          Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital
-          Formulir yang digunakan dalam arsip vital
-          Jadwal Retensi arsip

·         Manual arsip vital hrs memenuhi syarat sbb:
-          Bahasa yang digunakan bersifat teknik operasional
-          Bahasa harus singkat, jelas
-          Didukung oleh air kegiatan (flow –chart)
-          Usahakan manual disusun dengan jumlah minimal